Mission Principale

En tant que gestionnaire de scolarité volant(e) rattaché(e) à la Direction Déléguée à la Scolarité, vous intervenez au sein des diverses facultés, écoles et/ou instituts pour venir en renfort des équipes administratives afin de faciliter la mise à disposition des ressources dans le cadre du projet Atlas et réaliser des remplacements.

Selon l’affectation, en collaboration avec les équipes de direction et les assistantes de l’unité, votre rôle au sein des diverses facultés, écoles et/ou instituts sera :

• D’assurer l’information et le suivi administratif auprès des apprenants,
• D’assurer la gestion administrative et logistique d’actions de formation dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur,
• De participer aux tâches communes du secrétariat avec l’équipe administrative des unités.

De manière ponctuelle, vous pouvez intervenir en renfort inscriptions partenaires, modélisation, diplomation et assistance technique au sein du service de la Direction Déléguée à la Scolarité.

Tâches spécifiques (liste non exhaustive)

Gérer l’administration pédagogique pour les apprenants :

• Assurer l’accueil, le contact quotidien et la transmission de l’information pour les apprenants et les enseignants,
• Assurer la continuité du service et de la réalisation des grandes phases de la gestion de scolarité:
  • Préparation et mise à jour des emplois du temps,
  • Inscriptions,
  • Gestion financière des apprenants,
  • Suivi des absences,
  • Préparation des évaluations et examens,
  • Préparation des jurys,
• Élaboration de statistiques,
• Assistanat divers.

Tâches courantes (liste non exhaustive)

• Assurer l’accueil du public et répondre aux demandes de renseignements (en direct, par mail et par téléphone),
• Suivre, contrôler la réalisation, et assurer le reporting de certaines actions,
• Renseigner les tableaux de bord, de suivi de l’activité et veiller à la bonne réalisation de chaque tâche dans le respect des délais impartis,
• Communiquer et rendre compte de son travail.

Outils spécifiques

• Utilisation de: ERP de scolarité (Progiciel de Gestion Intégré de la scolarité), Moodle, ADE, My UCLy, plateformes liées aux admissions (Parcoursup, Mon master notamment).

Profil

• Formation Bac + 2 minimum(ou expérience professionnelle équivalente au profil recherché),
• Maîtrise d’outils bureautiques (word, excel) et capacité à utiliser et à maîtriser rapidement les logicielsprécités,
• Autonomie, très grande adaptabilité et proactivité,
• Sens aigu du service, de la relation et du travail en équipe,
• Rigueur, fiabilité, organisation,
• Bonne maîtrise de la syntaxe et de l’orthographe.